Thuật Tổ Chức Hội Họp

Khi điểm tên những yếu tố gây “lãng phí thời gian” trong môi trường làm việc, có lẽ không ít nhân viên sẽ nghĩ đến các cuộc họp. Đối với họ, những cuộc họp không hiệu quả chẳng khác nào quãng thời gian làm gián đoạn nhịp độ vào việc, gây mất động lực và tệ nhất chính là chẳng giải quyết được việc gì.

Vậy thì tại sao hội họp, vốn là một hoạt động thiết yếu để đảm bảo mọi việc duy trì đúng tiến độ và mục tiêu, lại trở thành nguyên nhân gây phiền phức đến vậy? Đến đây, ta phải xem lại vai trò của người chủ trì cuộc họp. Họ đã mời đúng người cần tham gia cuộc họp hay chưa? Họ có chuẩn bị trước lịch trình và các hạng mục thảo luận? Họ có đạt được mục tiêu đặt ra trước khi họp? Và những công việc cần tiến hành sau khi họp xong là gì?

Đó chỉ là một số vấn đề cơ bản nhất đặt ra cho người chủ trì các cuộc họp và cả những ai tham gia nếu thật sự quan tâm. Bạn sẽ tìm thấy câu trả lời trong cuốn Thuật tổ chức hội họp, một quyển cẩm nang khái quát tất cả những gì bạn cần biết về hội họp. Qua đây, tác giả Brian Tracy đã tiết lộ những ý tưởng đơn giản, thực tiễn để giúp các cuộc họp trở nên nhanh gọn, hiệu quả và thỏa mãn tất cả những ai tham gia.

Hãy trả lại cho các cuộc họp vị trí vốn có – một hoạt động tối cần thiết cho thành công của mọi doanh nghiệp. Hãy biến chúng thành công cụ hữu hiệu để tương tác, trao đổi, thảo luận và hoàn thành mục tiêu của các bạn – cùng với nhau.

Hội họp là một phần thiết yếu trong hoạt động của mọi tổ chức. Là nhà quản lý, bạn sẽ phải dành ¼ sự nghiệp của mình hoặc nhiều hơn cho các cuộc họp nhóm, cũng như dành 70-80% sự nghiệp cho những cuộc gặp mặt đối mặt, một đối một hoặc với nhiều nhóm người.

Nơi làm việc của bạn càng có nhiều người và hiệu quả của các công việc phối hợp lẫn nhau càng phức tạp thì mọi người càng cần họp mặt theo nhóm nhằm giải quyết vấn đề, ra quyết định, chia sẻ thông tin và trao đổi quan điểm, ý kiến.

Nhận xét ưa thích của tôi là: “Hội họp cũng là một hoạt động quản lý.” Các cuộc họp là cơ hội quan trọng để bạn thể hiện năng lực quản lý (và cả sự thiếu năng lực) cũng như phát triển các kỹ năng giao tiếp, tạo ảnh hưởng và thuyết phục người khác, đồng thời tiến tới các mục tiêu của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, các cuộc họp cũng giống như quảng cáo. Theo ước tính, có đến 50% số tiền chi cho quảng cáo bị lãng phí, nhưng không ai biết 50% lãng phí này nằm ở đâu. Tương tự, một nửa thời lượng các cuộc họp đều bị lãng phí, nhưng không ai biết cách loại bỏ lượng thời gian vô ích này.

Rất nhiều cuộc họp diễn ra quá lâu, không đạt hiệu quả, không thật sự mang lại kết quả hoặc mơ hồ và thiếu định hướng. Mặc dù vậy, chúng ta không thể tránh hội họp. Các cuộc họp vẫn đóng vai trò tuyệt đối cần thiết cho doanh nghiệp và đối với thành công của bạn.

Tạo ảnh hưởng đến người khác

Trong cuốn sách này, bạn sẽ học được cách quản lý và tham gia các cuộc họp hiệu quả hơn để có thể tối đa hiệu suất từ thời gian dành cho hội họp của những người khác.

Đối với một nhà quản lý, cách lập kế hoạch và tiến hành cuộc họp cũng như trình bày nội dung là những yếu tố quyết định thành công trong sự nghiệp của bạn. Trong một cuộc họp, cả người giám sát và cấp dưới đều quan sát bạn. Cấp trên của bạn sẽ đặc biệt chú ý đến chất lượng và số lượng những đóng góp của bạn trong cuộc họp đó. Nếu thể hiện mình tốt trong các cuộc họp, bạn sẽ được xem như một nhà lãnh đạo hứa hẹn và có tiềm năng. Bạn có thể tỏa sáng và trở thành người đóng góp xuất sắc hoặc có thể phá hỏng tất cả. Điều đó tùy thuộc ở bạn, nhưng bạn không thể giấu mãi được.

Nếu bạn là người chủ trì cuộc họp, các nhân viên cấp dưới sẽ đánh giá uy tín, năng lực, trí thông minh và tính cách chung của bạn thông qua cách bạn tiến hành các cuộc họp.

Những giám đốc thành công biết cách tổ chức tốt các cuộc họp và xử lý công việc hiệu quả trong môi trường hội họp. Peter Drucker1 nói rằng: “Hội họp là công cụ cơ bản trong quản lý.” Vì một phần quan trọng trong sự nghiệp của bạn chính là các cuộc họp, nên việc học cách hội họp sao cho hiệu quả nhất và đảm bảo các cuộc họp bạn tham gia đạt kết quả như mong muốn là điều thiết yếu để thành công.

1 Peter Ferdinand Drucker (1909 – 2005) là chuyên gia tư vấn quản trị hàng đầu thế giới. Ông được coi là cha đẻ của ngành quản trị kinh doanh hiện đại, là tác giả của nhiều cuốn sách quản lý nổi tiếng. Tạp chí Financial Times đã bình chọn ông là một trong bốn nhà quản lý bậc thầy của mọi thời đại (cùng với Jack Welch, Philip Kotler và Bill Gates) (ND).

Tiết kiệm thời gian

Nếu tỏ ra xuất sắc khi tham gia và tiến hành các cuộc họp, bạn có thể bù đắp đến 40% thời gian lãng phí trong ngày để làm việc đạt hiệu suất cao và thu được nhiều kết quả hơn, từ đó giúp bạn thăng tiến nhanh chóng trong doanh nghiệp. Nhưng nếu ngược lại, bạn sẽ không thể đạt được thành công trong công tác quản lý.

Trong cuốn sách này, chúng tôi sẽ thảo luận về hai loại hình hội họp chính. Loại đầu tiên và quen thuộc với bạn nhất là họp nhóm, trong đó mọi người cùng có mặt vì nhiều lý do khác nhau. Loại thứ hai là họp một đối một, tức là khi bạn gặp một người hoặc một nhóm ít người để đàm phán, phỏng vấn, kỷ luật, tuyển dụng, sa thải, khen thưởng, ủy quyền hoặc thực hiện các hoạt động quản lý khác.

Cuốn sách này bao gồm 21 ý tưởng cốt lõi được đúc kết sau nhiều năm học hỏi và nghiên cứu các phương pháp tổ chức, phối hợp các cuộc họp một cách hiệu quả. Khi bắt đầu kết hợp những ý tưởng này hay chỉ một số ý tưởng trong chiến lược quản lý hội họp, bạn sẽ tổ chức các cuộc họp hiệu quả hơn và có thể đạt kết quả nhanh đến mức bạn không tin nổi sự khác biệt đó.

Brian Tracy là một nhà hùng biện, diễn thuyết, tư vấn chuyên nghiệp và là Chủ tịch Tập đoàn quản lý nguồn nhân lực Brian Tracy International, có trụ sở tại Solana Beach, San Diego. Ông đại diện cho hình ảnh những con người biết vượt qua những khắc nghiệt của cuộc sống để đạt đến thành công đỉnh cao.

Để có thể đúc kết được những bài học kinh nghiệm cho mình và cho người khác, Brian đã phải trải qua vô vàn khó khăn. Vì mưu sinh, ông phải rời trường trung học khi chưa tốt nghiệp và bắt đầu bươn chải với những công việc lao động phổ thông trong nhiều năm liền. Ông rửa chén bát, bốc xếp gỗ, đào giếng khoan, làm công nhân trong nhà máy và phụ khuân vác cỏ khô đến các nông trường và trang trại chăn nuôi gia súc. Vài năm sau, ông bước chân vào nghề bán hàng và dần thành danh trong giới kinh doanh. Ba mươi tuổi, ông mới bắt kịp nền học vấn đã phải bỏ dở trước kia khi theo học chương trình MBA tại một trường đại học lớn. Với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề, cộng với kiến thức từ quá trình học tập và ý thức nỗ lực phấn đấu không ngừng, ông đã thăng tiến qua nhiều vị trí khác nhau ở 22 công ty thuộc nhiều lĩnh vực. Năm 1981, ông bắt đầu nói chuyện và truyền đạt những nguyên tắc thành công của mình tại các cuộc hội thảo chuyên đề trên khắp nước Mỹ. Đến nay, các chương trình này đã được đưa vào giáo trình giảng dạy cho các doanh nghiệp toàn Hoa Kỳ và trên thế giới, với 20 ngôn ngữ và tại 38 quốc gia. Ông còn là nhà tư vấn và giảng viên cho hơn 500 tập đoàn trên thế giới. Ông cũng là tác giả của nhiều cuốn sách bán chạy nhất như The 100 Absolutely Unbreakable Laws of Business Success (100 quy luật bất biến để thành công), Eat That Frog! (Để hiệu quả trong công việc), Hire and Keep The Best People (Tuyển dụng và đãi ngộ người tài), Getting Rich Your Own Way, Create Your Own Future, Be a Sales Superstar, Advanced Selling Strategies, The 21 Success Secrets of Self-Made Millionaires,…

Brian cho rằng bất cứ cá nhân nào cũng có những năng lực tiềm ẩn to lớn chưa được khám phá. Do đó, ông tin tưởng mọi người đều có thể tiến xa hơn nữa và nhanh chóng tiếp cận mục tiêu của mình, chỉ cần họ biết học hỏi và rèn luyện những phương pháp, kỹ năng và chiến lược mà những người thành đạt đi trước đã từng áp dụng. Qua những buổi diễn thuyết, thảo luận, ông luôn tập trung vào việc xóa bỏ trạng thái thất vọng, bi quan và cảm giác kém tự tin ẩn sâu trong mọi người để hướng đến một tương lai tươi sáng với nhiều thành công rực rỡ. Brian Tracy thường xem mình là một “độc giả chiết trung”, nghĩa là không bị bó hẹp vào một tín ngưỡng, một dòng tư tưởng đặc biệt nào cả. Ông không nghĩ bản thân mình là một nhà nghiên cứu khoa học, mà chỉ là một người đi thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau sau đó tổng hợp đúc kết chúng lại thành những bí quyết, kinh nghiệm hữu ích dành cho thế hệ theo sau ông.

Brian hiện đang sống hạnh phúc cùng với vợ và 4 người con tại thành phố San Diego, California. Mỗi năm, ông tổ chức thuyết trình khoảng hơn 100 lần cho hơn 300 ngàn thính giả đồng thời tham gia hoạt động kinh doanh tại 17 nước.

Tác phẩm:

• 100 Quy Luật Bất Biến Để Thành Công Trong Kinh Doanh
• Tự Tạo Tương Lai Của Chính Mình
• Thuật Tuyển Dụng Và Sa Thải
• Để được trọng dụng & đãi ngộ
• Thuật hùng biện
• Thuật tổ chức hội họp
• Tư Duy Tích Cực Đánh Thức Tiềm Năng
• Làm Giàu Theo Cách Của Bạn
• Chinh Phục Mục Tiêu
• Bí Quyết Tuyển Dụng và Đãi Ngộ Người Tài
• 12 Tuyệt Kỹ Bán Hàng
• Điểm Khủng Hoảng
• Thuật Đàm Phán
• Thuật Quản Trị
• Thuật Marketing
• Thuật Lãnh Đạo
• Thành Công Tột Đỉnh
• Thuật Ủy Quyền và Giám Sát
• Thuật Thúc Đẩy Nhân Viên
• Thuật Quản Lý Thời Gian
• Thuật Bán Hàng
• Kết Thúc Bán Hàng: Đòn Quyết Định
• Kinh doanh bằng Tâm lý
• …

Mời các bạn đón đọc Thuật Hùng Biện của tác giả Brian Tracy.