Nghệ Thuật Theo Đuổi Sự Tối Giản

Bạn đã bao giờ cảm thấy quá tải? Bạn đã bao giờ cảm thấy mình tuy làm việc hết sức nhưng không được trọng dụng? Bạn đã bao giờ thấy mình chỉ tập trung vào các việc nhỏ nhặt? Bạn đã bao giờ cảm thấy mình luôn bận rộn nhưng lại không đạt được hiệu quả? Nếu câu trả lời là “có” cho tất cả các câu hỏi này thì giải pháp chính xác dành cho bạn chính là hãy trở thành “Con người tối giản”.

Nếu bạn đang rơi vào một trong những tình trạng trên thì đã đến lúc tìm hiểu về Cách tối giản hóa công việc của những người thành công.

Tối giản công việc ở đây không có nghĩa là thực hiện được nhiều công việc trong thời gian ngắn hạn mà là chỉ hoàn thành những công việc thực sự cần thiết. Cuốn sách cũng không phải là cuốn chiến lược quản lý thời gian hay phương pháp cải tiến hiệu suất công việc. Nghệ Thuật Theo Đuổi Sự Tối Giản như là một cuốn giáo trình có hệ thống giúp bạn xác định được những công việc hoàn toàn cần thiết, sau đó là loại bỏ những thứ thừa thãi, như vậy bạn có thể tập trung hoàn thành cốt lõi công việc của mình.

Nghệ Thuật Theo Đuổi Sự Tối Giản không đơn thuần chỉ dành cho công việc mà có thể áp dụng cho mọi thứ xung quanh bạn. Đó là cuốn sách không thể thiếu cho các nhà lãnh đạo, quản lý và cả những cá nhân muốn giảm khối lượng công việc của mình nhưng vẫn đem lại hiệu quả công việc cao hay đơn giản hơn là cải thiện chính cuộc sống của mình.

***

NGƯỜI THEO CHỦ NGHĨA TỐI GIẢN

Sống đời thông thái tức là biết loại bỏ những điều không cần thiết

− Lâm Ngữ Đường −

Sam Elliot1, một quản trị viên đầy năng lực ở Thung lũng Silicon luôn cảm thấy quá tải sau khi công ty của ông bị một tập đoàn lớn thâu tóm.

1 Tên nhân vật đã được thay đổi.

Là một người đầy trách nhiệm trong công việc và luôn muốn khẳng định mình ở môi trường mới, ông thường chấp nhận nhiều yêu cầu đưa ra cho mình mà không thực sự suy nghĩ về chúng. Hậu quả là ngày nào ông cũng phải tham dự hết cuộc họp này đến hội thảo khác để cố gắng làm mọi người hài lòng và hoàn thành tất cả những việc được giao. Những căng thẳng của ông ngày càng gia tăng, trong khi chất lượng công việc lại giảm sút. Giống như việc bạn chỉ tập trung vào các hoạt động vụn vặt khiến chất lượng công việc không được như ý muốn, làm thất vọng những người mà bạn đang hết sức cố gắng để làm hài lòng.

Sau đó, đại diện của tập đoàn đã đến gặp và đề nghị ông nghỉ hưu sớm. Tuy nhiên, Sam mới chỉ ngoài 50 tuổi và chưa có ý định về hưu. Ông đã tính đến việc thành lập một công ty tư vấn thuộc chuyên ngành của mình và thậm chí còn dự định cung cấp dịch vụ này cho công ty hiện nay với vai trò tư vấn. Mặc dù vậy, những lựa chọn này không mấy thú vị nên ông đã tham khảo ý kiến một cố vấn dạn dày kinh nghiệm và người này đã cho ông một lời khuyên khá ngạc nhiên: “Hãy ở lại công ty, nhưng chỉ làm việc như một tư vấn viên và không nhận thêm việc gì cả. Đừng kể với ai về điều này”. Nói một cách khác, người cố vấn đã khuyên ông chỉ làm những việc mà ông thấy cần thiết và từ chối những công việc được giao khác. Sam đã thực hiện theo lời khuyên này và kiên quyết nói “Không” với những việc không cần thiết. Ông bắt đầu từ chối nhiều lời đề nghị: lúc đầu, ông còn ngập ngừng và đánh giá các đề nghị đó dựa trên những tiêu chuẩn khá dễ chịu: “Mình có thể thực hiện được công việc này với thời gian và khả năng cho phép không?” Nếu câu trả lời là “Không”, ông sẽ từ chối. Ông khá ngạc nhiên và hài lòng khi phát hiện ra rằng mặc dù mới đầu mọi người có vẻ hơi thất vọng nhưng dường như họ tôn trọng sự thẳng thắn của ông. Được khích lệ bởi những thắng lợi bước đầu đó, ông từ chối nhiều hơn. Giờ đây, khi có một đề nghị dành cho mình, ông sẽ dành thời gian cân nhắcđề nghị đó với những tiêu chuẩn khắt khe hơn: “Đây có phải là điều quan trọng nhất mà mình nên làm với thời gian và khả năng hiện có của mình?” Nếu không thể trả lời “Có” một cách chắc chắn, ông sẽ từ chối lời đề nghị. Ông vui mừng phát hiện ra rằng ban đầu đồng nghiệp có vẻ thất vọng, nhưng chẳng bao lâu sau họ bắt đầu tôn trọng ông hơn vì đã từ chối.

Với thành công đó, không chỉ với những công việc trực tiếp giao cho mình, ông bắt đầu áp dụng phương pháp lựa chọn này vào mọi việc. Nếu trước đây ông luôn tình nguyện nhận việc chuẩn bị các phần trình bày hoặc những công việc được giao khácvào phút chót thì giờ đây ông bắt đầu biết cách từ chối chúng. Nếu trước đây ông luôn là người đầu tiên trả lời các e-mail trao đổi công việc thì giờ ông thường im lặng và để cho những người khác có ý kiến trước. Ông không tham dự các cuộc họp nếu không quan tâm lắm; không dự các buổi giao ban hằng tuần nếu thấy không cần thêm thông tin; không tham gia vào các cuộc họp đã được lên lịch sẵn nếu cá nhân ông không có đóng góp gì trực tiếp vào đó. Ông giải thích với tôi rằng: “Được mời tham dự khôngcó nghĩa là tôi phải tham gia các buổi họp đó”. Lý luận này nghe có vẻ hơi ích kỷ nhưng nhờ chọn lọc như vậy, ông đã tạo được cho mình nhiều khoảng không hơn để tìm thấy sự tự do sáng tạo. Ông có thể tập trung nỗ lực vào một dự án, lập kế hoạch kỹ lưỡng, dự đoán trước được những trở ngại và tìm giải pháp vượt qua chúng. Thay vì cố gắng hoàn thành mọi việc, ông có thể hoàn thành tốt những công việc cần thiết. Phương pháp mà ông tìm ra − chỉ tập trung làm những việc thực sự quan trọng và loại bỏ những thứ không cần thiết khác − đã giúp ông khôi phục được chất lượng công việc của mình. Thay vì chỉ đạt được tiến bộ ít ỏi trong rất nhiều công việc khác nhau, ông bắt đầu tập trung nỗ lực hoàn thành những việc thực sự quan trọng. Sau vài tháng áp dụng phương pháp này, ông nhận ra mình không chỉ đạt được những thành công như trước đây mà còn có thêm nhiều thời gian hơn cho gia đình. Ông nói: “Tôi đã lấy lại được cuộc sống gia đình của mình! Tôi có thể về nhà đúng giờ.” Giờ đây, thay vì là nô lệ cho chiếc điện thoại, ông tắt nó đi để tập thể thao, ra ngoài ăn tối với vợ, v.v.. Ông vô cùng ngạc nhiên khi nhận ra thử nghiệm này không dẫn đến hậu quả tiêu cực nào: Cấp trên không gây khó dễ cho ông, đồng nghiệp không bực tức với ông. Trái lại, vì được giao những dự án có ý nghĩa và thực sự có giá trị đối với công ty, ông bắt đầu nhận được sự tôn trọng cũng nhưđược đánh giá cao trong công việc hơn rất nhiều so với trước đây. Cuối năm đó, ông nhận được mức thưởng cao chưa từng có trong sự nghiệp của mình.

Ví dụ này là một minh chứng rõ ràng của chủ nghĩa tối giản: chỉ khi bạn ngừng cố gắng làm tất cả mọi việc hoặc nói “Có” với tất cả mọi người, bạn mới có thể có được những đóng góp tốt nhất cho những điều thật sự có ý nghĩa.

Đã bao lần bạn trả lời “Có” với những đề nghị mà không hề suy nghĩ về nó? Đã bao lần bạn bực bội vì đã đồng ý nhận làm việc gì đó rồi tự hỏi: “Tại sao mình lại nhận việc này nhỉ?” Bạn có thường xuyên trả lời “Có” chỉ để làm hài lòng người khác? Hay để tránh rắc rối? Hay bởi “Có” đã trở thành câu trả lời quen thuộc của bạn?

Giờ hãy trả lời các câu hỏi sau: Bạn đã bao giờ cảm thấy quá tải? Bạn đã bao giờ cảm thấy mình tuy làm việc hết sức nhưng không được trọng dụng? Bạn đã bao giờ thấy mình chỉ tập trung vào các việc nhỏ nhặt? Bạn đã bao giờ cảm thấy mình luôn bận rộn nhưng lại không đạt được hiệu quả? Giống như việc bạn luôn di chuyển nhưng chẳng đi được đến đâu cả?

Nếu câu trả lời là “Có” cho tất cả các câu hỏi này thì giải pháp chính xác dành cho bạn là hãy trở thành “Con người tối giản”.

PHƯƠNG CHÂM CỦA NGƯỜI THEO CHỦ NGHĨA
TỐI GIẢN

Dieter Rams là nhà thiết kế chính của công ty Braun trong nhiều năm. Ông luôn được thôi thúc bởi ý tưởng rằng hầu hết mọi thứ trong cuộc sống đều là tín hiệu nhiễu và có rất ít điều là thực chất. Công việc của ông là lọc các tín hiệu đó cho đến khi đạt được đến điểm cốt lõi của nó. Năm ông 24 tuổi, công ty yêu cầu ông cải tiến thiết kế của chiếc máy quay đĩa. Vào thời đó, mâm quay ở chiếc máy quay đĩa tiêu chuẩn thường được phủ một lớp gỗ hay thậm chí tích hợp chiếc máy như một món đồ gỗ trang trí trong phòng khách.

Thay vì đi theo lối thiết kế cũ, ông và các đồng nghiệp đã bỏ đi những chi tiết thừa và thiết kế chiếc máy quay đĩa chỉ với một lớp nhựa mỏng phía trên mà không có thêm bộ phận nào khác. Đó là lần đầu tiên, một kiểu máy được thiết kế như vậy và nó mang tính cách mạng đến nỗi nhiều người lo lắng rằng thiết kế này sẽ khiến công ty phá sản vì không ai mua sản phẩm đó. Việc cần phải có lòng can đảm để loại bỏ những thứ không cần thiết là lẽ đương nhiên. Vào những năm 1960, mẫu thiết kế thẩm mỹ nhưng đơn giản này đã thu hút được rất nhiều sự chú ý và chẳng bao lâu sau đã trở thành mẫu thiết kế mà mọi máy quay đĩa đều phỏng theo.

Tiêu chuẩn thiết kế của Dieter có thể được tóm tắt bởi một nguyên tắc cô đọng đặc trưng bằng ba từ tiếng Đức Weniger aber besser, có nghĩa là “ít nhưng chất”. Khó có định nghĩa nào về chủ nghĩa tối giản có thể mô tả nó chính xác hơn thế.

Phương châm của những người theo chủ nghĩa tối giản là theo đuổi một cách không mệt mỏi cái “ít hơn nhưng tốt hơn”. Điềunày không có nghĩa áp dụng nguyên tắc đó một cách cứng nhắc, mà là theo đuổi nó một cách có kỷ luật.

Phương châm này không có nghĩa rằng người theo chủ nghĩa tối giản xác định mục tiêu trong năm tới của mình là từ chối nhiều hơn hay thực hiện một chiến lược mới về quản lý thời gian. Nó là việc họ thường xuyên tạm dừng để tự hỏi “Mình có đang đầu tư vào một việc đúng đắn hay không?” Cơ hội và các hoạt động trong cuộc sống là vô hạn nhưng thời gian và nguồn lực của chúng ta lại có hạn. Mặc dù nhiều cơ hội trong số đó là tốt, thậm chí rất tốt nhưng thực tế, rất ít trong số chúng cần thiết cho bạn. Người theo chủ nghĩa tối giản học cách nhận biết sự khác biệt đó, cân nhắc các lựa chọn và chỉ làm những việc thực sự cần thiết.

Chủ nghĩa tối giản không phải là tìm cách để làm được nhiều việc hơn mà là làm điều gì thực sự cần thiết với bạn. Điều đócũng không có nghĩa bạn chỉ cần làm ít đi mà là bạn cần đầu tư thời gian và công sức của mình một cách hợp lý và sáng suốt để đóng góp được ở mức cao nhất bằng cách chỉ làm những việc cần thiết đối với mình.

Mời các bạn đón đọc Nghệ Thuật Theo Đuổi Sự Tối Giản của tác giả Greg McKeown.