Thay Đổi 1% Cách Làm Việc – Đạt Được 99% Thành Công

Có thể đối với bạn đọc, những nội dung trình bày trong cuốn sách này là những điều hiển nhiên, hay chỉ là những việc mà chúng ta luôn cho là nhỏ nhặt, nhưng có một điều đáng ngạc nhiên là hiếm ai có thể thực hiện được tất cả. Thậm chí không quá khi nhận định rằng, số người không thực hiện được nằm ở mức 99%. Hãy nhớ rằng con đường ngắn nhất để trở thành “người thành đạt” là thay vì chăm chú làm những việc to tát, phô trương, thì chỉ cần ngày qua ngày tích lũy những việc làm tuy nhỏ nhặt nhưng hữu ích, được trình bày trong cuốn sách này là đủ.

Những việc làm tuy nhỏ nhặt nhưng hữu ích gồm:

• Tập thói quen nói câu cửa miệng “Hãy cho tôi ba phút”
• Quy tắc 1/8 cuộc họp
• Thực hiện truyền đạt điều muốn nói trong thang máy
• Không để người nhận thư phải kéo chuột xuống dưới
• Hãy đi bộ tại chính giữa văn phòng
• Điểm mấu chốt khiến người khác “làm việc giúp bạn”
• Thêm vào lý do khiến bạn có phản hồi tích cực dành cho người khác

Và còn nhiều nữa…

***

Những bối cảnh có thể bắt gặp ở bất cứ đâu

Bối cảnh 1: Cuộc nói chuyện giữa lãnh đạo và nhân viên

Nhân viên: “Trưởng phòng, bây giờ tôi có thể trao đổi một chút được không ạ?”

Trưởng phòng: “Xin lỗi, bây giờ tôi đang rất bận… Lát nữa cậu đến được không?”

Nhân viên: “À, vâng ạ…”

—- Một tiếng sau —-

Nhân viên: “Trưởng phòng… Ơ? Trưởng phòng ra ngoài rồi à? Khi nào thì anh ấy quay lại công ty?”

Trợ lý: “Hôm nay trưởng phòng về thẳng nhà. Sáng mai anh ấy sẽ đi công tác châu Âu một tuần, sau đó nghỉ phép luôn… Anh có vấn đề gì ạ? Tôi đã được trưởng phòng ủy quyền rồi.”

Nhân viên: “Thực sự tôi rất muốn được nói chuyện trực tiếp với trưởng phòng, hai phút thôi cũng được.”

Trợ lý: “Vậy thì phiền anh hai tuần nữa.”

Bối cảnh 2: Tại một cuộc họp

Cuộc họp kéo dài đằng đẵng nhưng vẫn không có dấu hiệu kết thúc. Cho dù có tới hơn 20 thành viên tham gia cuộc họp, nhưng chỉ có duy nhất một người phát biểu từ đầu chí cuối. Cũng có lúc cả hội trường rơi vào im lặng, nhưng người cất tiếng phá vỡ sự im lặng đó vẫn là nhân vật đã nói suốt từ đầu cuộc họp tới giờ. Nói cách khác, nhân vật đó chẳng khác gì “Người có quyền lực cao nhất” tại cuộc họp này.

Cuộc họp dự kiến kéo dài một giờ đồng hồ, cuối cùng lại vượt quá. Thỉnh thoảng lại có người liếc mắt nhìn đồng hồ đeo tay, như thể mong chờ “Người có quyền lực cao nhất” kết thúc cuộc họp.

Cũng có người ghi chép lại nội dung cuộc họp bằng laptop mà họ mang theo, cũng có người lại soạn thảo tài liệu khác không liên quan gì tới cuộc họp.

Sau hai giờ đồng hồ, cuối cùng cuộc họp cũng kết thúc.

“Không biết cuối cùng thì quyết định cái gì nhỉ?”, “Thao thao bất tuyệt…”, “Ai đó làm ơn dừng anh ta lại đi!”… Hẳn là trong đầu những người tham gia cuộc họp đang hiện ra những lời than thở như vậy. Điều đáng ngạc nhiên là trong tâm trí “Người có quyền lực cao nhất” đó cũng hiện lên những lời thoại giống hệt như vậy, rằng “Ai đó làm ơn dừng tôi lại!”, “Tại sao chẳng có ai phát biểu bất cứ điều gì vậy?”

Người Nhật luôn “quá nghiêm túc”?

Cá nhân tôi cho rằng phàm là những người làm việc tại các tổ chức, dù lớn hay nhỏ, cũng thường chứng kiến hoặc trải nghiệm cảnh tượng giống như trên. Những tình huống như vậy chắc chắn đang cướp đi rất nhiều thứ của chúng ta. Từ thời gian, tiền bạc, cơ hội để làm công việc khác, cho đến cơ hội để tập trung nâng cao chất lượng sản phẩm. Thực sự vô cùng lãng phí.

Vậy thì, vì nguyên cớ gì mà tình trạng lãng phí này lại đang xảy ra ở khắp nơi?

Cá nhân tôi cho rằng, nguyên nhân xuất phát từ mặt trái của việc quá tôn trọng lễ nghĩa, quá chú trọng tới phương diện biểu hiện cảm xúc – thứ vốn là biểu tượng cho nét đẹp và đạo đức mang tính truyền thống của Nhật Bản.

Ở bối cảnh thứ nhất, do nhân viên thấy trưởng phòng có vẻ rất bận rộn nên đã tuân thủ lễ tiết và nói rằng “Bây giờ tôi có thể trao đổi một chút được không ạ?” Nhưng chính vì thế, điều mà anh ấy nhận được là lời nhắn quay lại vào hai tuần sau.

Trong bối cảnh thứ hai, vì mong muốn mọi người thảo luận và đưa ra ý kiến, nên “Người có quyền lực cao nhất” đã tổ chức cuộc họp. Nhưng cuối cùng, 20 con người tham gia cuộc họp lại tỏ vẻ ngại ngùng, không dám phát biểu ý kiến. Hệ quả là “Người có quyền lực cao nhất” đó đã lãng phí hai tiếng đồng hồ của 20 con người.

Nói một cách đơn giản, đó là vì người Nhật “nghiêm túc tới mức nghiêm trọng”. Chính vào lúc này, “nghiêm túc” lại mang một nghĩa xấu. Gần đây, trong giới tâm lý thể thao học, rất nhiều nhà nghiên cứu đã đưa ra giả thuyết “Chữ U ngược” (tham khảo biểu đồ ở dưới).

Thông qua biểu đồ, chúng ta có thể thấy khi quá nghiêm túc, hiệu suất của chúng ta sẽ không thể nâng cao được do phải đối mặt với những áp lực, căng thẳng kéo dài.

Để thể hiện tối ưu khả năng của mình, đương nhiên chúng ta vẫn cần tới sự “nghiêm túc” (vốn rất quan trọng), nhưng bên cạnh đó, cũng cần thêm vào một chút tỉ mẩn và suy nghĩ thấu đáo.

Có người đã nói một câu khiến tôi rất ấn tượng: “Trong tiếng Nhật, chữ ‘nghiêm túc’ và ‘khốn khổ’ chỉ khác nhau có một chữ cái.1” Thực ra, câu nói ấy không phải là để giễu cợt việc quá “nghiêm túc”, mà nó muốn truyền tải thông điệp rằng, khi bạn “nghiêm túc” một cách sai lầm, kết quả bạn nhận được chỉ là sự “khốn khổ”, dù rằng bạn thực lòng muốn mang lại thành quả tốt đẹp.

Có những việc kể từ khoảnh khắc này, bất cứ ai cũng có thể thực hiện được

Cuốn sách này sẽ giới thiệu tới bạn đọc những gợi ý góp phần thúc đẩy công việc tiến triển hiệu quả nhất có thể, đạt được những mục tiêu đã đặt ra. Tôi cho rằng cho dù không cần tới năng lực đặc biệt, không cần tới quá trình đào tạo dai dẳng và khổ cực, chỉ cần chịu khó đào sâu nghiên cứu một cách có chọn lọc, bất cứ ai cũng có được chìa khóa dẫn tới thành công.

Có thể đối với bạn đọc, nội dung trình bày trong cuốn sách này là những điều hiển nhiên, hay chỉ là những việc mà chúng ta luôn cho là nhỏ nhặt, nhưng có một điều đáng ngạc nhiên là hiếm có ai lại có thể thực hiện được tất cả. Có lẽ cũng không quá khi nhận định rằng, số người không thực hiện được toàn bộ nằm ở mức 99%.

Tuy nhiên, nếu thử nhìn nhận những người đã và đang cố gắng thực hiện tất cả những nội dung đó, họ đã có những bước tiến vượt bậc so với chúng ta ra sao, tôi tin là đa số họ đã trở thành “những người thành đạt”, “những người làm được việc”. Cá nhân tôi luôn tâm niệm rằng, con đường ngắn nhất để trở thành “người thành đạt” là thay vì chăm chú làm những việc to tát, phô trương, thì chỉ cần ngày qua ngày tích lũy những việc làm tuy nhỏ nhặt nhưng hữu ích được trình bày trong cuốn sách này là đủ.

Dù vậy, có một bức tường duy nhất mà chúng ta phải vượt qua. Đó là phải thay đổi lối suy nghĩ đối với “sự nghiêm túc” mà từ trước đến nay chúng ta vẫn luôn coi trọng. Điều tôi muốn gửi gắm tới bạn đọc, đó chính là hãy thay đổi 1% cách thức làm việc – lối mòn mà trước nay chúng ta vẫn bị cuốn vào.

Cuốn sách này được trình bày thành tám chương. Về cơ bản, tôi nghĩ độc giả sẽ đọc theo thứ tự từ đầu tới cuối, nhưng bạn cũng có thể bắt đầu từ những phần mà bạn cảm thấy hứng thú hoặc tò mò, điều đó cũng không ảnh hưởng tới nội dung mà tôi muốn truyền tải.

Sau khi đọc xong cuốn sách, tôi hy vọng bạn có thể ngay lập tức thử thực hiện những gợi ý được trình bày trong đây. Chắc chắn bạn sẽ nhận ra rằng, thì ra công việc lại có thể tiến triển thuận lợi một cách bất ngờ và nhanh chóng đến vậy.

-Eitaro Kono

Mời các bạn đón đọc Thay Đổi 1% Cách Làm Việc – Đạt Được 99% Thành Công của tác giả Eitaro Kono.